Un séminaire d'entreprise raté, ce n'est pas un drame visible. C'est une accumulation de petites frictions, vues à la fin par tout le monde : un micro qui siffle, un slide qu'on n'arrive pas à projeter, un orateur qui parle trop bas. Voici la checklist qu'on utilise chez BLK Production avant chaque événement professionnel.
Trois mois avant : la cadrage stratégique
- Définir le format précis : plénière, ateliers, prises de parole, tables rondes. Chaque format a ses contraintes techniques.
- Choisir la salle : capacité, hauteur sous plafond, accès logistique, électricité disponible.
- Nombre d'intervenants : détermine le nombre de micros HF nécessaires.
- Captation oui ou non : changement complet du dispositif lumière et son.
Un mois avant : la préparation technique
- Repérage sur site (impératif pour les nouveaux lieux)
- Récupération des slides finalisés en amont (jamais sur clé USB le jour J)
- Briefing intervenants : utilisation du micro, marquage scène, durée
- Validation du planning technique heure par heure
- Vérification des coupures électriques et accès régie
La veille : le montage
- Arrivée sur site 4 à 6 h avant l'événement (selon dispositif)
- Test de tous les micros avec leurs porteurs si possible
- Test vidéoprojection avec les vrais slides
- Réglage éclairage scène pour la captation
- Backup des fichiers sur deux supports
Le jour J : les vérifications matin
- Test micro complet une dernière fois 1 h avant ouverture
- Vérification des piles de tous les HF
- Check streaming si captation en ligne (débit, encodeur, redondance)
- Régisseur en cabine 30 minutes avant les premiers participants
Pendant l'événement : la régie active
- Un régisseur dédié à la console, jamais en mode automatique
- Un technicien backstage pour gérer les micros entre les interventions
- Surveillance permanente du retour vidéo et du flux streaming
- Anticipation des transitions slides / vidéo / pauses
